Най-важното накратко
- Отразете участниците и правата им, кворума, изказванията, предложенията и приетите решения.
- Запишете индивидуалните гласове и общия резултат отделно от решението.
- Обозначете приложенията с номера и данни за събранието.
Как да водите протокола
За всяка точка от дневния ред отразете изказванията, направените предложения и точния текст, подложен на гласуване. Посочете как е гласувал всеки участник с право на глас и какви идеални части представлява, а след това изведете общия резултат. Отделно запишете приетото решение с необходимите параметри: действие, отговорно лице, сума и срок, когато са определени. Кворумът за заседанието не заменя проверката за необходимото мнозинство по конкретното решение.
Примерен текст
ПРОТОКОЛ ОТ ОБЩО СЪБРАНИЕ НА ЕТАЖНАТА СОБСТВЕНОСТ Адрес/вход: [адрес] Дата на събранието: [дата] Начало: [час] Място: [място] Председателстващ: [име] Протоколчик: [име] Участници, качество, обекти, идеални части и подписи: съгласно Приложение №1 – присъствен списък, неразделна част от протокола. Представителство и пълномощни: [лица, основание и приложения; устни упълномощавания, когато са допустими] Представени идеални части при откриване: [процент] Кворум и основание за провеждане: [приложимо правило и установени обстоятелства] Промени в присъствието: [лице, час/точка и представени идеални части] Дневен ред: [всички обявени точки] ТОЧКА 1: [текст от дневния ред] (въпрос от обявения дневен ред) Фактическо резюме: [кратко фактическо резюме] Изказвания и предложения: [име на участника и съдържание] Текст, поставен на гласуване: [точен текст] Участващи в гласуването права и приложимо мнозинство: [данни и основание] Индивидуални гласове: [име, обект, идеални части и вот на всеки участник с право на глас; при отделен списък – номер на приложението] Общ резултат: [резултат според използвания метод] (за / против / въздържал се – според приложимия законов начин на отчитане) РЕШЕНИЕ: [окончателен текст] (приет текст или отбелязване, че предложението не е прието) ТОЧКА 2: [попълнете същите полета за следващия въпрос] Край на събранието: [час] Дата на изготвяне: [дата] Приложения: [избройте] (номера и наименования) Подписи: Председателстващ: ____________________ Протоколчик: ____________________ Отказ от подписване, ако има: [лице и отбелязване на отказа]
След събранието
Протоколът се изготвя до 7 дни след събранието, а при неприсъствено гласуване — до 7 дни след приключването му. Подписват го председателстващият и протоколчикът; евентуален отказ се отбелязва. В същия срок се поставя съобщение за изготвянето му, удостоверено от управителя и още един собственик, ползвател или обитател. Предоставянето или изпращането на заверено копие с приложенията следва законовия ред; само поставянето на съобщението не изчерпва тези действия.
Как да избегнете „протокол по спомен“
Протоколчикът трябва да разполага с дневния ред, проектите за решения и таблица за гласовете преди началото. При промяна на предложението прочетете окончателния му текст преди вота и запишете резултата веднага след него. Отбелязвайте пристиганията и напусканията, за да не се използва началният състав за всички гласувания. При оформянето на документа сверете бележките с приложенията; не дописвайте липсващо решение по предположение.
Отделяйте факта от коментара
Разграничавайте изказаното мнение от установения факт. Ако участник твърди, че ремонтът е некачествен, отразете това като негово изказване, а не като заключение на събранието, освен ако такова действително е прието. Посочвайте автора и смисъла на възраженията, без обидни характеристики и догадки за мотивите. Протоколът трябва да показва хода на обсъждането, а не да представя позицията на протоколчика като обща воля.
Архивирайте окончателната версия заедно с приложенията
Оформете опис на приложенията с номер, наименование и дата, когато има такава. Свържете всяка оферта, отчет или таблица с гласове с точката, за която е използвана. При електронно съхранение отделете работните файлове от подписания окончателен документ и запазете четливи копия на всички приложения. Добавете към преписката съобщението за изготвения протокол и документа, удостоверяващ поставянето му, за да се проследяват последващите действия.
Практически чеклист
- Дата, час, място и адрес на сградата
- Основание/начин на свикване
- Председателстващ и протоколчик
- Присъствен списък и пълномощни
- Дневен ред
- Текст на предложенията и решенията
- Резултат от всяко гласуване
- Приложения
- Подписи според приложимия ред