Най-важното накратко
- Протоколът трябва да проследява участниците, представените права, дневния ред, обсъжданията в необходимата степен и точните решения.
- Отделяйте резултата от всяко гласуване от самия текст на решението.
- Всички приложения трябва да могат да се свържат еднозначно с конкретното събрание.
Как да водите протокола
Записвайте решенията в окончателен, изпълним вид. Ако предложението се променя по време на обсъждането, отбележете текста, който действително е поставен на гласуване.
Примерен текст
ПРОТОКОЛ ОТ ОБЩО СЪБРАНИЕ Адрес: [адрес] Дата: [дата] Начало: [час] Място: [място] Председателстващ: [име] Протоколчик: [име] Присъствие: съгласно Приложение №1 – присъствен списък. ТОЧКА 1: [текст от дневния ред] Обсъждане: [кратко фактическо резюме] Предложение за решение: [точен текст] Гласуване: [резултат според използвания метод] РЕШЕНИЕ: [окончателен текст] ТОЧКА 2: ... Край на събранието: [час] Приложения: [избройте] Подписи: ____________________
След събранието
Съхранявайте протокола с присъствения списък, пълномощните и материалите към решенията. Ако се публикува/съобщава информация за изготвен протокол, пазете и доказателството за това действие.
Как да избегнете „протокол по спомен“
Подгответе присъствения списък и пълномощните още по време на събранието, а решенията записвайте в окончателния текст, по който се гласува. Ако редактирате за четливост след това, не променяйте съдържанието на приетото решение или резултата от гласуването.
Отделяйте факта от коментара
Протоколът трябва да описва какво е предложено, как е гласувано и какво е решено. Избягвайте оценъчни бележки за участниците, лични квалификации или опити чрез протокола да се „спечели“ последващ спор. Когато има възражение, запишете го точно и в необходимия обем, без редакционна интерпретация.
Архивирайте окончателната версия заедно с приложенията
Дайте на приложенията номера и ги посочете в текста. Ако протоколът е електронен, използвайте една финална версия и съхранявайте пълномощните, присъствения списък и материалите в същата преписка. Това е по-надеждно от папка с десетки файлове „final“, „final2“ и „new“.
Практически чеклист
- Дата, час, място и адрес на сградата
- Основание/начин на свикване
- Председателстващ и протоколчик
- Присъствен списък и пълномощни
- Дневен ред
- Текст на предложенията и решенията
- Резултат от всяко гласуване
- Приложения
- Подписи според приложимия ред