Най-важното накратко
- Уточнете адреса и датата на проведеното събрание.
- Дайте изпълними указания за достъп до копията.
- Приложете отделния протокол за поставяне на съобщението.
Примерен текст
СЪОБЩЕНИЕ До собствениците, ползвателите и обитателите в етажната собственост на адрес [адрес]: протоколът от общото събрание на [дата] е изготвен. За запознаване с протокола и за предоставяне на заверено копие от него и приложенията е определен следният ред: [описание на достъпа]. Дата на съобщението: [дата] Лице за контакт: [ако е необходимо] Подпис: ____________________
Лични данни
Достъпът до протокола за участниците в етажната собственост не е равнозначен на публикуване за неограничен кръг хора. При предоставяне на копия спазвайте законовия ред, без защитата на личните данни да се използва като общо основание за отказ. Същевременно не разпространявайте документа извън необходимия кръг получатели. Избраният начин за предаване трябва да позволява документите да стигнат до съответното правоимащо лице.
Минимизирайте личните данни
На таблото е достатъчно да се обяви кой протокол е готов и как се получава достъп до него. Не добавяйте към съобщението присъствения списък, копия на пълномощни, подписи или данни за отделни домакинства. Тези материали могат да са част от документацията на събранието, но това не ги прави необходими за публичното уведомление. Прегледайте и приложенията, преди да поставите съобщението на входа.
Посочете как реално се получава достъп
В полето за достъп посочете от кого, къде и по какъв начин се предоставят документите. Ако получаването е на място, уточнете как се уговаря среща; при изпращане следвайте приложимия законов ред. Не ограничавайте информацията до „при домоуправителя“, когато няма реална възможност за контакт. Възможността за преглед не замества предоставянето или изпращането на заверено копие от протокола и приложенията, когато това се изисква.
Пазете доказателството за самото съобщение
Съхранете съобщението и протокола за поставянето му към документите от събранието. По ЗУЕС поставянето се удостоверява от управителя и още един собственик, ползвател или обитател, като се записват датата, часът и мястото. Датата, отпечатана върху съобщението, не доказва кога то действително е поставено. Пазете отделно и данните за предоставяне или изпращане на копията: това са различни действия с значение за последващите срокове.
Практически чеклист
- Адрес/етажна собственост
- Дата на общото събрание
- Дата на изготвяне/съобщаване
- Място или начин за достъп до протокола
- Лице за контакт при необходимост
- Подпис/автор на съобщението