Най-важното накратко
- Всяко движение има дата, основание, документ и сума.
- Изчислявайте остатъка след всяко постъпление или плащане в брой.
- Оставяйте видими първоначалния запис, причината и датата на поправката.
Примерна структура
ПОМОЩНА КАСОВА КНИГА Етажна собственост: [адрес/вход] Период на записите: [период] Наличност в началото: [сума] № | Дата | Основание | Документ | Приход | Разход | Салдо 1 | [дата] | [основание] | [№] | [сума] | — | [салдо] 2 | ... Наличност по книга в края: [сума] Съставил: [име/дата] Подпис: ____________________ Проверил: [име/дата] Подпис: ____________________
Месечно приключване
При месечното приключване съберете постъпленията и плащанията в брой и проверете изчисления краен остатък. Съпоставете го с физическата касова наличност, а не с общия баланс по банковите сметки. Отбележете отделно внесените в банка и изтеглените за касата средства, за да бъдат разпознати като вътрешни прехвърляния при общия отчет. След изясняване на разликите пренесете крайното салдо като начално за следващия период.
Не използвайте касовата книга като заместител на документите
Записът „платено за материали“ не е достатъчен, за да се провери кой е получил парите и за каква доставка. Към реда посочете номера на касовия документ и свързаната фактура, разписка или друг документ според случая. Когато плащането изпълнява решение или договор, запазете и тази връзка. Подредете документите по номерата в книгата, така че проверката да започне от конкретния ред и да стигне до основанието за плащане.
Правете периодична физическа сверка
Пребройте парите в брой и запишете датата, установената сума и лицата, извършили сверяването. Сравнението трябва да обхваща всички операции до същия момент; иначе плащане след преброяването може да изглежда като липса. При разлика първо потърсете невъведен документ, сгрешена сума или повторен запис. Не променяйте салдото само за да съвпадне с наличността, без да бъде изяснено и документирано откъде идва несъответствието.
Поправката не трябва да изтрива историята
Корекцията трябва да позволява да се разбере кой запис е сгрешен, каква е вярната стойност и кой е направил поправката. При хартиена книга оставете първоначалния текст четим и добавете дата и подпис. При електронна таблица запазете предходната версия или отделен запис на промяната. Ако поправката засяга вече представен отчет, отразете последицата и там, вместо да оставяте две различни стойности за една операция.
Практически чеклист
- Начално салдо
- Последователен номер на операция
- Дата
- Основание
- Документ/референция
- Приход
- Разход
- Салдо след операцията
- Бележка за корекция, ако има