Най-важното накратко
- Посочете кога, къде и от кого е извършен огледът и какво е установено.
- Отбележете отделно чуждите обяснения и непотвърдените предположения.
- Номерирайте приложенията и ги свържете със съответните констатации.
Примерен текст
КОНСТАТИВЕН ПРОТОКОЛ На [дата] в [час] на адрес [място], вход [вход], беше извършен оглед. Участваха: [имена/качество]. Огледът беше по повод [повод]. УСТАНОВЕНО ПРИ ОГЛЕДА: 1. [факт, описан конкретно] (точно място и наблюдавано състояние) 2. [факт] (следващ установен факт) 3. [факт] (следващ установен факт) Приложения към описаните констатации: - Снимка 1 – [описание]; номер на съответната констатация: [номер] - Документ 1 – [описание]; дата и връзка с констатацията: [дата и връзка] Непосредствено предприети действия: [ако има] (какво, от кого и кога) Бележки и ограничения на огледа: [ако има] Съставили/присъствали: [имена и качество] Подписи: ____________________
Не пишете диагноза без основание
Огледът може да установи видима повреда, но да не даде отговор за нейния произход. Не определяйте инсталация като неизправна или конструкция като опасна само по външни признаци. Отбележете какво не е било достъпно за проверка и кои въпроси остават открити. Ако е необходимо техническо заключение, то следва да бъде изготвено от лице с подходяща компетентност и приложено отделно, с посочени автор и дата.
Пишете така, че отсъстващ човек да разбере какво е видяно
Подредете констатациите по места, така че човек, който не е присъствал, да може да намери описания участък. Посочете например входа, етажа, площадката и стената спрямо разпознаваем ориентир. За всяка отделна повреда използвайте собствен номер. Към него свържете съответните снимки и документи, вместо да оставяте общ списък с приложения, от който не личи кое изображение какво показва.
Разделяйте наблюдаваното от предполагаемата причина
Напишете например: „По тавана над стълбищната площадка се вижда влажна зона“, ако това е наблюдаваното при огледа. Твърдение на присъстващ за източника на водата запишете отделно като негово обяснение, а не като обща констатация. Когато причината бъде изяснена по-късно, добавете новия документ към преписката. Не променяйте първоначалното описание така, сякаш причината е била известна още при огледа.
Използвайте измерими описания
Използвайте мерни единици и посочвайте дали размерът е измерен или приблизителен: например ширина на пукнатина, площ на увредена мазилка или брой счупени стъкла. Ако записвате показание на уред, отбележете уреда и мястото на измерване. Не добавяйте стойности по предположение. При последващ оглед същите ориентири и измервания ще позволят да се сравни състоянието, без оценката да зависи от изрази като „по-зле“ или „значително“.
Практически чеклист
- Дата, час и място
- Повод за проверката
- Лица, присъствали при установяването
- Конкретни фактически констатации
- Снимки/измервания/документи, ако има
- Предприети незабавни действия
- Подписи, а при отказ — отбелязан отказ от подпис